En el entorno industrial actual, el mantenimiento de equipos y maquinarias juega un papel esencial en el aseguramiento de la productividad y la eficiencia operativa. Sin embargo, las empresas enfrentan retos cada vez mayores en cuanto al cumplimiento de normativas y la gestión adecuada de los procesos de mantenimiento. Aquí es donde entra en juego la trazabilidad: la capacidad de seguir y documentar cada acción realizada en los equipos, asegurando que todos los registros estén completos, accesibles y sean fáciles de auditar.
La trazabilidad en mantenimiento no solo es fundamental para garantizar la operatividad continua de las instalaciones, sino también para cumplir con los exigentes estándares de seguridad y calidad. A medida que las regulaciones se vuelven más estrictas, las auditorías se han convertido en un aspecto crítico de la gestión industrial. La correcta recopilación de evidencias y su digitalización permiten que las auditorías sean más rápidas, eficientes y, lo más importante, que cumplan con las normativas internacionales.
En este contexto, las soluciones digitales para la gestión de la trazabilidad y la recopilación de evidencias no solo mejoran la precisión y la eficiencia de los registros, sino que también optimizan los procesos de mantenimiento y reducen los riesgos asociados a errores humanos. La digitalización es una herramienta poderosa para cualquier empresa que busque no solo cumplir con las normativas, sino también transformar su enfoque hacia un mantenimiento más inteligente, seguro y rentable.
¿Qué es la trazabilidad en mantenimiento? Explicación del concepto y su aplicación
La trazabilidad en mantenimiento hace referencia a la capacidad de registrar y seguir todas las acciones y condiciones de mantenimiento realizadas en los equipos, maquinarias o instalaciones. Esto incluye la documentación de intervenciones, reemplazos de piezas, diagnósticos, reparaciones y cualquier otra actividad relacionada. La trazabilidad es esencial para:
- Seguimiento de mantenimiento preventivo y correctivo.
- Revisión del historial de la maquinaria.
- Cumplimiento con las normativas de calidad y seguridad.
Además, la trazabilidad ayuda a identificar patrones de fallo, lo que permite mejorar los procesos y prever problemas antes de que se conviertan en fallos mayores.
Evidencias digitales vs. Registros manuales: comparativa de eficiencia y precisión
Registros manuales
Tradicionalmente, los registros de mantenimiento se realizaban de forma manual, utilizando hojas de papel, formularios o registros en Excel. Aunque este proceso puede funcionar en el corto plazo, tiene varias desventajas:
- Error humano: Los registros pueden ser ilegibles o incompletos, y es fácil que se olviden detalles importantes.
- Falta de acceso rápido: Consultar la información requiere tiempo y esfuerzo, especialmente cuando se necesita una revisión a fondo.
- Riesgo de pérdida de datos: Los documentos en papel pueden extraviarse, lo que compromete la integridad de la información.
Evidencias digitales
La digitalización de los registros de mantenimiento elimina estos problemas. Los sistemas digitales permiten una documentación precisa, rápida y accesible, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la recopilación de datos en tiempo real. Además, se pueden almacenar copias de seguridad, lo que reduce el riesgo de pérdida de información.
Impacto en auditorías y cumplimiento normativo: beneficios de una documentación precisa
El cumplimiento de normativas como ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 45001 (seguridad y salud en el trabajo) o ISO 14001 (gestión ambiental) es crucial para muchas empresas. Las auditorías de cumplimiento pueden ser complejas, pero con una trazabilidad digital bien gestionada, el proceso se simplifica considerablemente. Entre los beneficios destacan:
- Acceso inmediato a registros precisos: Durante una auditoría, la capacidad de acceder rápidamente a los registros de mantenimiento es fundamental para demostrar el cumplimiento de los estándares.
- Reducción de riesgos legales: Una documentación adecuada reduce el riesgo de sanciones por no cumplir con las normativas de seguridad y calidad.
- Mejora continua: Los datos digitales permiten realizar auditorías internas más eficientes, mejorando los procesos continuamente y ajustándose a las regulaciones.
Caso de éxito: SERVEO
Serveo, líder en el diseño, mantenimiento y gestión de infraestructuras en sectores como transporte, energía, salud e industria, ha apostado por la digitalización para optimizar su servicio de mantenimiento. Con el objetivo de ofrecer una respuesta más rápida y especializada a sus clientes, la empresa ha integrado un sistema de soporte remoto para sus equipos técnicos, mejorando así su competitividad en un mercado cada vez más exigente y optimizando sus costes operativos.
Gracias a 4Smartworker y la solución de asistencia remota de Zerintia, los técnicos de mantenimiento de Serveo pueden recibir ayuda experta en tiempo real, utilizando herramientas avanzadas como punteros y dibujos en Realidad Aumentada, zoom, congelado de pantalla y compartición de documentos. Además, la posibilidad de controlar el dispositivo del técnico de forma remota y registrar evidencias en imagen o vídeo ha facilitado la supervisión de los trabajos y la trazabilidad de cada intervención.
En los casos en los que se requiere colaboración adicional, la plataforma permite la incorporación de más asistentes a la sesión, garantizando que todos los participantes tengan acceso a la retransmisión en directo del técnico. Esta transformación digital ha impulsado la productividad de Serveo, optimizando la gestión de sus equipos de trabajo, mejorando la calidad de sus servicios y aumentando la satisfacción de sus clientes.
Tecnologías para la trazabilidad: Software y herramientas clave
Existen varias herramientas digitales que ayudan a las empresas a gestionar la trazabilidad y recopilación de evidencias en sus procesos de mantenimiento. Algunas de las más efectivas incluyen:
- Sistemas de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (CMMS): Estos sistemas permiten la creación, seguimiento y cierre de órdenes de trabajo, proporcionando un registro completo de las actividades realizadas.
- Software de gestión documental: Facilita la organización y almacenamiento de documentos digitales, accesibles desde cualquier dispositivo.
- IoT y sensores inteligentes: Integrar dispositivos conectados para el monitoreo en tiempo real de los equipos permite recolectar datos automáticamente y generar alertas cuando se requiere mantenimiento preventivo o correctivo.
La trazabilidad y la correcta recopilación de evidencias en mantenimiento no son solo prácticas recomendadas, sino elementos esenciales para garantizar la continuidad operativa, la seguridad y el cumplimiento de normativas en la industria. La digitalización de estos procesos marca la diferencia, no solo en términos de eficiencia operativa, sino también en la capacidad de las empresas para afrontar auditorías con confianza y demostrar su cumplimiento normativo.
A medida que las empresas avanzan hacia la automatización y la digitalización de sus procesos de mantenimiento, la recopilación de evidencias de manera digital se convierte en una inversión estratégica. No solo se asegura una trazabilidad más precisa, sino que también se mejora la visibilidad y el control sobre cada aspecto del mantenimiento industrial. Las ventajas son claras: desde una mayor eficiencia en la gestión de activos hasta una reducción significativa de riesgos operativos y legales.
En definitiva, aquellas empresas que inviertan en soluciones digitales para la trazabilidad y la gestión de evidencias estarán mejor posicionadas para enfrentar los desafíos futuros del mantenimiento industrial. La adopción de estas tecnologías no solo facilita las auditorías y el cumplimiento normativo, sino que también refuerza el compromiso de las organizaciones con la mejora continua, la sostenibilidad y la seguridad. Asegura auditorías exitosas con nuestras soluciones de trazabilidad digital.
